Học bổng chính phủ: Chuẩn bị hồ sơ

Sau khi đáp ứng những điều kiện ứng tuyển học bổng chính phủ, bạn cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ để nộp theo yêu cầu của từng học bổng. Dưới đây mình sẽ tổng hợp những yêu cầu phổ biến nhất của một bộ hồ sơ.

Mẫu (form) thông tin chung

Mỗi học bổng đều có một cái mẫu (form) để bạn khai thông tin. Có học bổng thì yêu cầu bạn khai trên file Word, có học bổng yêu cầu bạn phải điền form trên web, có học bổng yêu cầu cả hai cách. Do vậy, các bạn cần làm theo hướng dẫn điền form mà hầu hết các học bổng đều cung cấp cho các ứng viên quan tâm. Form này thường khá đơn giản, bạn cần khai thông tin cá nhân, học vấn, và các thông tin khác.

Sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae)

Công việc này, có lẽ bạn nào nộp hồ sơ học bổng chính phủ cũng biết làm rồi, nên mình không trình bày dài dòng ở đây. Chỉ lưu ý là bạn nên viết sao ngắn gọn làm nổi bật quá trình công việc và thành tích học tập xã hội của bạn.

Thư giới thiệu­

Đây là điều mà nhiều câu hỏi thắc mắc, nên mình hơi dài dòng văn tự một chút.

Câu hỏi phổ biến nhất là xin thư giới thiệu của ai bây giờ? Liệu có nên xin thư giới thiệu của những người đang có vị trí rất cao không nhỉ? Liệu xin thư giới thiệu cô giáo trường làng, hoặc cá nhân chả nổi tiếng gì cả thì liệu có đậu không?

Câu trả lời của mình là việc xin thư giới thiệu là nhằm mục đích cho những người tuyển chọn hiểu rõ hơn về bạn. Do vậy, người viết thư giới thiệu quan trọng nhất phải là người gần gũi và hiểu bạn nhất. Họ phải là người có thể làm nổi bật những điểm mạnh của bạn và chứng minh cho ban tuyển chọn thấy bạn là người xứng đáng được trao học bổng.

Cho dù người giới thiệu của bạn không phải là người quyền cao chức trọng, hay nổi tiếng điều đó không có nghĩa là bạn có ít cơ hội được học bổng hơn người có được điều này. Như trường hợp của mình, mấy người viết thư giới thiệu cho mình toàn là những người không có vị trí cao hay nổi tiếng gì, họ chỉ làm việc cùng mình thôi.

Vậy nên xin thư giới thiệu của ai? Lời khuyên của mình là nếu bạn phải xin 3 thư thì cân nhắc 3 đối tượng sau: (1) giảng viên đại học của bạn, có thể là trưởng khoa nếu người đó có trực tiếp dạy bạn, còn không thì họ không hiểu bạn lắm mà viết; (2) đồng nghiệp hoặc sếp ở cơ quan, trường hợp này bạn có thể xin sếp lớn nhất cho nó an tâm khâu “hoành tráng”; (3) một người bạn hay quen biết ngoài xã hội có tiếng tăm một chút thì tốt.

Bài luận về bản thân (Personal Statement)

Nhiều bạn thường hỏi viết gì ở cái này bây giờ? Theo mình cách tiếp cận dễ nhất là bạn nên kể một câu chuyện về bản thân mình theo trình tự thời gian, mà bạn giống như một nhân vật chính của cuốn truyện đó, các tình tiết xảy ra trong cốt truyện, các nhân vật phụ giúp bạn nổi bật nên.

Bạn phải nhớ một cụm từ rất quan trọng khi viết bài luận về bản thân là “kể chuyện”. Hãy hình dung, những người xét hồ sơ của bạn là “những đứa trẻ” bướng bỉnh, không chịu ăn, bạn phải kể một câu chuyện về bản thân mình để làm sao hấp dẫn “những đứa trẻ” kia để khi họ đọc, họ phải tò mò cái nhân vật trong chuyện là ai và muốn được gặp bạn để phỏng vấn.

Nhiều bạn bảo, em làm thì tốt nhưng kể chuyện dở ẹc, vậy em nên làm thế nào? Mình nghĩ là để kể chuyện giỏi bạn nên đọc nhiều truyện, xem phim và xem kịch để nắm được sự phát triển của cốt truyện và tự hỏi tại sao cái truyện, bộ phim của bạn xem lại hấp dẫn đến thế. Khi bạn có câu trả lời là khi đó bạn sẽ viết được một “tác phẩm” của riêng bạn về chính bạn.

Mục tiêu học tập (Study Objective)

Cái tên đã thể hiện nội dung của bài luận này. Mục đích chính của bài luận này là nói đến mục tiêu học tập của bạn khi được trao học bổng. Đã là mục tiêu thì phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được.

Bạn có thể trình bày công trình nghiên cứu mà bạn dự định triển khai khi được học bổng. Tất nhiên đây chỉ là một bản trình bày ngắn gọn cho những người cho dù không có chuyên môn về lĩnh vực đấy cũng hiểu được, chứ không phải như cái đề cương nghiên cứu chi tiết (trình bày ở phần sau).

Trong bài luận bạn có thể nêu các chủ đề bạn muốn tìm hiểu ở nước mà bạn sẽ theo học. Nếu bạn càng rõ ràng về mục tiêu học tập thì bạn sẽ có nhiều điểm cộng bởi nó chứng tỏ bạn chuẩn bị kỹ càng về ngành học và kế hoạch của mình. Nếu bạn mà lơ mơ về ngành học của mình thì bạn khó lòng viết được một bản mục tiêu học tập hay và hấp dẫn.

Phần cuối, bạn có thể nêu một chút về dự định tương lai sau khi tốt nghiệp, với đa số học bổng chính phủ yêu cầu bạn quay về thì việc trình bày dự định tương lai sau khi tốt nghiệp về nước sẽ giúp bạn dẫn điểm.

Đề cương nghiên cứu (Research Proposal)

Cái này thường phổ biến hơn với các bạn theo học thạc sỹ nghiên cứu hoặc tiến sỹ. Việc chuẩn bị cái này khá mất thời gian bởi bạn phải đọc khá nhiều tài liệu mới viết được. Cái đề cương này trình bày rõ ra kế hoạch nghiên cứu của bạn bao gồm các phần: i) giới thiệu về đề tài, ii) cơ sở lý luận, iii) phương pháp, iv) giả thuyết, v) khung thời gian, và vi) tài liệu tham khảo.

Thư chấp nhận nhập học (Admission Letter)

Ở một số học bổng chính phủ, một yêu cầu cần có nữa trong bộ hồ sơ xin học bổng là phải có thư chấp nhận học của trường mà bạn dự định học. Đây là lá thư mà trường bạn dự định học cung cấp cho bạn chứng minh rằng bạn đã trúng tuyển.

Để xin được thư này, bạn phải liên hệ trực tiếp với các trường và phải nộp một bộ hồ sơ xin học vào trường đó. Bộ hồ sơ xin học này cũng gồm các giấy tờ khá giống như bộ hồ sơ xin học bổng chính phủ.

Sau khi xem xét hồ sơ xin học của bạn, trường sẽ trả lời bạn có được chấp nhận nhập học hay không. Nếu có, trường sẽ cho bạn một thư chấp nhận học theo hai dạng: i) thư nhập học không điều kiện (unconditional admission letter) tức là không có điều kiện nào kèm theo cả, bạn được chấp nhận vào học; (ii) thư nhập học có điều kiện (conditional admisison letter) tức là bạn bị ràng buộc một điều kiện mới đủ điều kiện nhập học, có thể là phải bổ sung điểm tiếng anh cao hơn, hoặc phải đảm bảo có tài trợ mới được nhập học chẳng hạn.

Xin thư nhập học này khá mất thời gian, nếu hạn nộp hồ sơ học bổng là 30/6 thì bạn nên bắt đầu liên hệ với trường xin thư nhập học ít nhất trước 1 tháng so với hạn nộp hồ sơ học bổng, vì các trường vào mùa tuyển sinh có hàng nghìn hồ sơ giống bạn nên họ không thể trả lời bạn sớm được.

Các văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm

Cái này thì bạn cần phải có để nộp kèm hồ sơ. Trong hồ sơ xin học bổng, bạn không nộp bản gốc mà chỉ nộp bản sao có công chứng của bản gốc thôi. Với tài liệu mà bằng tiếng Việt thì bạn cần mang đem dịch ra tiếng Anh rồi công chứng. Sau đó bạn scan và upload lên website học bổng theo hướng dẫn.

Lưu ý, đối với các nước ngoài, họ yêu cầu tài liệu phải “certified”, bạn nên hiểu từ “certified” này chính là “công chứng” của Việt Nam. Tức là họ yêu cầu bạn phải upload bản scan của văn bằng đại học được công chứng chứ không phải là bạn scan bản gốc của bằng rồi upload trực tiếp lên luôn. Cho dù là cái bằng gốc có màu và có dấu đỏ, cũng không được chấp nhận mà cái họ chấp nhận là bản photo đen trắng của cái bằng đó, có dấu đỏ công chứng chứng nhận sao y bản chính.

Để biết thông tin khái quát về học bổng chính phủ, xin mời bạn tham khảo bài viết Học bổng chính phủ: Những vấn đề chung